Invoice Penagihan: Pengertian, Manfaat dan Tips Melakukannya

Bisnis17 views

Invoice Penagihan adalah fungsi penting dari semua bisnis. Seberapa baik Anda mengelola piutang berdampak langsung pada arus kas dan, pada akhirnya, laba organisasi Anda.

Manfaat pengelolaan piutang yang efisien sudah jelas, tetapi banyak perusahaan yang masih ketinggalan zaman. Jangan biarkan praktik usang menghambat organisasi Anda.

Sebagai gantinya, pelajari cara meningkatkan proses manajemen piutang Anda sehingga tim Anda dapat tumbuh, menjadi proaktif, dan mengambil proyek yang lebih berarti yang tidak melibatkan mengejar faktur yang telah jatuh tempo.

Teruslah membaca untuk artikel ini untuk mempelajari cara meningkatkan manajemen piutang organisasi Anda. Panduan ini mencakup mengapa manajemen piutang penting, tantangan umum yang dihadapi perusahaan, dan praktik terbaik untuk mulai diterapkan sekarang.

Manfaat Otomatisasi pada Invoice Penagihan

Cara paling efektif untuk meningkatkan manajemen piutang organisasi Anda adalah dengan mengotomatiskan proses Anda sebanyak mungkin. 

Solusi otomatisasi piutang yang komprehensif memungkinkan Anda memanfaatkan beberapa manfaat utama:

  • Akurasi lebih tinggi – Kesalahan manusia dapat menyebabkan masalah yang mahal. Otomatisasi mengurangi jumlah input manual yang diperlukan, yang membantu mencegah ketidakakuratan.
  • Penagihan dan penagihan lebih cepat – Otomatisasi membantu mempercepat proses piutang untuk membuat Anda dibayar lebih cepat. Faktur elektronik dapat diatur untuk dikirim saat penjualan dilakukan, dan pengingat otomatis dapat diprogram untuk mendorong pembayaran tepat waktu.
  • Peningkatan produktivitas karyawan – Otomatisasi secara dramatis mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk tugas penagihan dan pengumpulan manual, yang berarti karyawan Anda dapat menyelesaikan lebih banyak dan fokus pada proyek yang lebih besar.
  • Pelaporan dan perkiraan yang lebih baik – Dengan otomatisasi, Anda dapat dengan mudah mengumpulkan data yang diperlukan untuk melaporkan KPI. Sistem pelaporan otomatis juga dapat digunakan untuk memperkirakan secara akurat kapan Anda akan menerima pembayaran berdasarkan data historis.

Proses Invoice Penagihan Usaha

Meskipun proses yang tepat dapat bervariasi dari satu bisnis ke bisnis lainnya, proses piutang setiap organisasi melibatkan dua fungsi penting, penagihan dan pengumpulan pembayaran.

Proses pengelolaan AR mungkin sedikit berbeda dari satu organisasi ke organisasi berikutnya, tetapi tentu saja ada beberapa tugas utama yang harus disertakan dalam setiap proses yang kuat:

1. Menentukan Kredit Pelanggan

Sebelum menyetujui syarat atau ketentuan apa pun atau menerima pelanggan baru, Anda harus terlebih dahulu mengidentifikasi apakah mereka benar-benar dapat membayar barang dan/atau jasa Anda.

Penentuan ini didasarkan pada informasi kredit pelanggan dan membantu Anda memutuskan apakah Anda perlu meminta pembayaran di muka daripada memperpanjang batas kredit.

2. Monitor Keterlambatan Pembayaran

Sangat penting untuk mengawasi secara teratur kapan setiap pembayaran jatuh tempo dan mengirimkan pengingat pembayaran yang sesuai. Komunikasi yang konsisten dengan pelanggan dapat mencegah non-pembayaran dan penagihan yang, pada gilirannya, memastikan arus kas yang sehat.

3. Mempertahankan Hubungan Pelanggan

Memberikan layanan pelanggan yang sangat baik dengan menangani setiap keluhan atau pertanyaan secara tepat waktu sangat penting untuk mengelola hubungan kerja yang solid.

4. Menjaga Saldo Akun

Anda pasti ingin memperbarui saldo pelanggan keakurat mencerminkan pembayaran sehingga tidak ada yang jatuh melalui celah-celah. Baik tim internal maupun pelanggan harus memiliki akses mudah ke saldo real-time.

Tips Terbaik Invoice Penagihan

Anda tidak dapat menerima pembayaran sampai Anda mengirim faktur, jadi penting untuk tidak membiarkan proses yang tidak efisien atau kesalahan manual menunda penagihan. Sebagai gantinya, coba solusi penagihan otomatis dengan menggunakan software seperti Kledo.

Alat penagihan otomatis dapat membuat faktur segera setelah penjualan dimasukkan ke dalam sistem. Alat-alat ini kemudian dapat diatur untuk mengirim faktur tersebut ke penerima secara elektronik dengan segera.

Ini menghilangkan kebutuhan untuk menghabiskan waktu berjam-jam secara manual membuat faktur untuk membantu Anda mendapatkan pembayaran lebih cepat.